Contrat de location de voiture : les clauses à ne pas oublier

1. Les parties

Identifiez précisément le loueur et le locataire. Pour le locataire, notez les informations de sa pièce d'identité et de son permis de conduire (numéro, pays, date d'expiration), ainsi que les éventuels conducteurs additionnels autorisés. Pour un client professionnel, ajoutez le nom de l'entreprise et son numéro d'immatriculation.

Exemple : « Seul le locataire désigné ci-dessus, ainsi que les conducteurs additionnels inscrits au présent contrat, sont autorisés à conduire le véhicule. Chaque conducteur déclare être titulaire d'un permis valide depuis au moins deux ans. »

• Raison sociale, adresse et contact de l'agence
• Nom, adresse, téléphone et e-mail du locataire
• Pièce d'identité et permis : numéro, pays de délivrance, expiration
• Conducteurs additionnels, avec les mêmes informations

2. Le véhicule et son état au départ

Décrivez le véhicule loué et son état au moment de la remise des clés. Le contrat doit renvoyer à l'état des lieux de départ, signé par les deux parties : c'est lui qui fera foi au retour. Notre check-list d'état des lieux détaille les points à contrôler.

Exemple : « Le véhicule est remis dans l'état décrit à l'état des lieux de départ, photos à l'appui, que le locataire reconnaît avoir vérifié et signé. »

• Marque, modèle, immatriculation (ou numéro de série pour un engin)
• Kilométrage ou heures moteur au départ
• Niveau de carburant au départ
• Référence à l'état des lieux et aux photos de départ

3. La durée, le lieu et le retour

Indiquez la date et l'heure de départ et de retour, le lieu de prise en charge et de restitution, et ce qui se passe en cas de retard : frais par heure ou par jour supplémentaire, à partir de quel délai. Pour une location à l'heure, précisez si toute heure commencée est due.

Exemple : « Tout retard de plus d'une heure sur l'heure de retour prévue sera facturé au tarif d'une journée supplémentaire, sauf accord écrit préalable de l'agence. »

4. Le prix, les options et la caution

Le montant total doit être compréhensible sans calculatrice : tarif appliqué, options, éventuelle limite de kilométrage et prix du kilomètre supplémentaire. Si la location chevauche une période de tarif saisonnier, indiquez quel prix s'applique aux jours concernés. Pour la caution, précisez son montant, la façon dont elle est versée, et dans quels cas elle peut être retenue en tout ou partie.

Exemple : « Une caution de 1 000 € est versée au départ. Elle est restituée dans un délai de 7 jours après le retour, déduction faite des frais justifiés : dommages constatés à l'état des lieux de retour, carburant manquant, amendes et péages. »

• Tarif (jour, heure, saison) et montant total
• Options : conducteur additionnel, siège enfant, GPS…
• Kilométrage inclus et prix du kilomètre supplémentaire
• Montant de la caution, conditions de retenue et délai de restitution
• Acompte versé et solde restant

5. Assurance et responsabilités

Expliquez ce que couvre l'assurance du véhicule, le montant de la franchise restant à la charge du locataire, et ce qui n'est pas couvert (par exemple une conduite par une personne non autorisée, ou une conduite sous l'emprise de l'alcool). Les règles d'assurance dépendent du pays : faites valider cette clause par votre assureur.

Exemple : « En cas de dommage couvert par l'assurance, une franchise de 800 € reste à la charge du locataire. Les dommages causés par un conducteur non autorisé ne sont pas couverts. »

6. Conditions d'utilisation

• Seuls les conducteurs désignés peuvent conduire
• Sous-location et transport rémunéré interdits
• Zone d'utilisation autorisée (sortie du pays, routes non goudronnées…)
• Politique carburant : rendu au même niveau, ou facturé
• Interdiction de fumer et règles pour les animaux

7. Amendes, péages et frais

Précisez que les contraventions et péages pendant la durée de la location sont à la charge du locataire, et comment vous les traitez : désignation du conducteur auprès de l'administration ou refacturation, avec d'éventuels frais de gestion. Garder la date, l'heure et le véhicule de chaque location permet de retrouver le bon conducteur des semaines plus tard.

Exemple : « Les contraventions commises pendant la location sont à la charge du locataire. L'agence pourra communiquer son identité à l'autorité compétente et facturer des frais de gestion de 25 € par avis. »

8. Dommages, accident et panne

Décrivez la marche à suivre : prévenir l'agence immédiatement, remplir un constat ou un rapport, prendre des photos, ne pas faire réparer sans accord. Indiquez aussi le numéro d'assistance en cas de panne.

9. Données personnelles et signatures

Mentionnez l'usage fait des données du locataire (gestion de la location, obligations légales) et leur durée de conservation, en particulier si vous êtes soumis au RGPD. Terminez par la date et la signature des deux parties, sur papier ou par signature électronique.

Les variantes selon le véhicule

Les erreurs fréquentes

• Une caution sans conditions de retenue écrites : impossible à garder en cas de litige
• Aucun état des lieux signé au départ : la rayure du retour devient votre parole contre la sienne
• Le kilométrage de départ oublié : impossible de facturer les kilomètres en trop
• Un conducteur additionnel non inscrit au contrat
• Des conditions recopiées à la main, différentes d'un contrat à l'autre

Signature électronique et conservation des contrats

Faire signer le contrat sur téléphone ou tablette au départ évite les papiers perdus et permet d'envoyer immédiatement une copie PDF au client. Conservez chaque contrat avec son état des lieux et ses photos, rattachés à la réservation : c'est ce dossier que vous présenterez en cas de litige ou d'amende. Les conditions de validité d'une signature électronique varient selon les pays ; vérifiez la règle applicable chez vous.

Questions fréquentes

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