Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 28 octobre 2026

Cette politique explique, en termes simples, quels renseignements personnels Flotway recueille sur flotway.com, dans l'application mobile et dans le Service, pourquoi, avec qui ils sont partagés, combien de temps ils sont conservés et comment exercer vos droits. Elle est rédigée pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), la LPRPDE (Canada), le RGPD (Union européenne) lorsqu'il s'applique, et la loi 09-08 (Maroc).

1. Qui sommes-nous ? Flotway est un logiciel de gestion pour entreprises de location, édité depuis Montréal (Québec, Canada). Le responsable de la protection des renseignements personnels de Flotway peut être joint à assistance@flotway.com (objet : « Confidentialité »). C'est à cette adresse que vous pouvez poser vos questions, exercer vos droits ou déposer une plainte.

2. Nos deux rôles. Flotway est responsable des renseignements concernant les agences clientes (comptes, abonnements), les visiteurs du site et les personnes qui nous écrivent. Pour les renseignements des clients des agences (les locataires), chaque agence est responsable du traitement et Flotway agit uniquement comme son prestataire, selon ses instructions. Si vous êtes client d'une agence, adressez vos demandes d'abord à cette agence ; si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande.

3. Renseignements recueillis. (a) Compte de l'agence : nom de l'agence, prénom et nom du responsable, courriel, téléphone, adresse, ville, pays, devise, logo, mot de passe (stocké uniquement sous forme hachée) ; si vous vous connectez avec Google : vos nom, courriel et identifiant Google, sans accès à vos autres données Google ; la version et la date d'acceptation des conditions. (b) Abonnement : statut, dates, nombre de véhicules facturés, pays et devise de facturation, identifiants de client et d'abonnement chez Stripe, Google Play ou l'App Store. Vos coordonnées bancaires complètes sont saisies et traitées directement par ces prestataires et ne nous parviennent jamais. (c) Données saisies par l'agence : véhicules (immatriculation, numéro de série, assurance, entretien, photos, tarifs) ; clients (nom, coordonnées, adresse, entreprise, numéros de CIN, de passeport et de permis de conduire, dates d'expiration, photos de pièces d'identité ou de permis, notes, mention « client bloqué ») ; réservations, contrats, états des lieux (photos, kilométrage, signatures et, si l'agent l'autorise, position GPS du téléphone au moment de l'enregistrement), paiements, cautions et amendes (date, lieu, montant, photos). (d) Formulaires de contact et de demande de démo : nom, courriel, téléphone, agence, ville, taille de flotte et message. (e) Données techniques : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, journaux de connexion, identifiant de session, préférence de langue.

4. Pourquoi nous les utilisons. Fournir le Service à votre agence et vous assister (exécution du contrat) ; gérer votre abonnement et la facturation, et respecter nos obligations comptables et fiscales (contrat et obligation légale) ; sécuriser le Service, prévenir la fraude et limiter les sessions simultanées (intérêt légitime et sécurité) ; vous envoyer des messages liés au Service : facturation, sécurité, changements de conditions ou de prix (contrat) ; répondre aux messages et demandes de démo (votre demande) ; mesurer l'audience du site, uniquement avec votre consentement (consentement). Lorsque nous vous envoyons des nouvelles du Service à caractère promotionnel, c'est uniquement avec votre consentement, et vous pouvez vous désabonner à tout moment. Nous ne vendons aucun renseignement personnel, ne faisons aucune publicité ciblée, aucun profilage et aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

5. Les renseignements des clients des agences. Les numéros de CIN, de passeport et de permis de conduire sont chiffrés individuellement dans la base de données, avec une clé conservée séparément. Les photos de pièces d'identité et de permis sont stockées dans un espace privé, accessible uniquement par liens temporaires. Ces renseignements ne sont visibles que par l'agence qui les a saisis : aucune autre agence ne peut y accéder, et la mention « client bloqué » n'est jamais partagée entre agences. L'équipe Flotway n'y accède que lorsque c'est nécessaire au support demandé par l'agence, à la sécurité ou à la maintenance. Nous ne les utilisons jamais pour nos propres fins. Réservation en ligne : lorsqu'une agence active sa page de réservation (flotway.com/r/…), la personne qui envoie une demande transmet à cette agence ses coordonnées, ses dates, le véhicule choisi et, si l'agence en a besoin, ses numéros de pièce d'identité et de permis (chiffrés de la même façon). Flotway traite ces renseignements pour le compte de l'agence, uniquement pour lui transmettre la demande et envoyer les courriels liés (accusé de réception, réponse de l'agence). Lecture assistée des documents : si l'agence le choisit, les photos d'une pièce d'identité, d'un passeport ou d'un permis sont transmises à notre prestataire d'intelligence artificielle (Anthropic) uniquement pour en lire les informations et préremplir la fiche du client. Flotway ne conserve pas ces photos à cette occasion (sauf si l'agence choisit de les joindre à la fiche) et l'agence vérifie toujours les informations lues. Place de marché partenaire : si l'agence active la réservation en ligne ou la place de marché dans ses réglages, les véhicules qu'elle choisit de proposer sur la place de marché (case dans la fiche de chaque véhicule, sans plaque d'immatriculation), ses tarifs et ses jours occupés peuvent être affichés par une place de marché partenaire, qui peut aussi lui transmettre des demandes. Pour ces demandes, Flotway communique à la place de marché uniquement leur statut (acceptée, refusée ou expirée) et le message de l'agence au client ; c'est la place de marché qui écrit au client.

6. Nos prestataires. Nous faisons appel à des prestataires liés par contrat, qui n'utilisent les renseignements que pour nous fournir leur service : Supabase (base de données, authentification et stockage de fichiers, hébergés dans l'Union européenne, à Francfort, en Allemagne) ; Vercel (hébergement du site et des fonctions serveur, États-Unis et réseau mondial) ; Stripe (paiements sur le site) ; Resend (envoi des courriels, notamment les contrats et factures que les agences envoient à leurs clients, États-Unis) ; Anthropic (lecture par intelligence artificielle des pièces d'identité, des permis et des compteurs de véhicules, et comparaison des photos d'état des lieux, à la demande de l'agence, États-Unis ; Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles) ; Google (connexion avec Google, Google Analytics avec votre consentement, paiements Google Play et messagerie de Flotway) ; RevenueCat (gestion des abonnements souscrits dans l'application, États-Unis) ; et Apple (paiements App Store, lorsque l'application iOS sera disponible). Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l'exige, ou dans le cadre d'une cession ou d'une réorganisation de l'entreprise, sous réserve d'un engagement de confidentialité.

7. Communication hors du Québec. Vos renseignements sont hébergés en Allemagne, et certains prestataires les traitent aux États-Unis ou ailleurs. Avant de les communiquer à l'extérieur du Québec, nous évaluons si la protection offerte est adéquate, et nous nous appuyons sur les engagements contractuels de nos prestataires, notamment les clauses contractuelles types de l'Union européenne. Les renseignements traités à l'étranger peuvent être accessibles aux autorités de ces pays, conformément à leurs lois.

8. Durée de conservation. Compte et données de l'agence : pendant toute la durée du compte, puis effacement immédiat lors de la suppression du compte depuis les réglages ; des copies peuvent subsister dans les sauvegardes techniques de notre hébergeur jusqu'à leur rotation. Un compte sans abonnement actif et inutilisé depuis plus de 24 mois peut être supprimé après préavis de 30 jours. Factures et données de paiement : 6 ans, pour respecter nos obligations fiscales et comptables. Messages de contact et demandes de démo : au plus 24 mois. Mesure d'audience : 14 mois au plus. Compte de démonstration : réinitialisé chaque nuit. Données des clients d'une agence : selon les choix de l'agence, et au plus tard jusqu'à la suppression de son compte ; un client lié à des réservations ne peut pas être supprimé individuellement afin de préserver l'historique comptable, mais l'agence peut nous demander de l'anonymiser. Demandes de réservation en ligne : une demande sans réponse expire à sa date de début ; une demande acceptée, refusée ou expirée est effacée 30 jours après ; une demande acceptée devient une fiche client et une réservation de l'agence, conservées comme ses autres données.

9. Sécurité. Connexions chiffrées (HTTPS/TLS) ; base de données et fichiers chiffrés au repos par notre hébergeur ; chiffrement supplémentaire des numéros d'identité ; mots de passe hachés, jamais conservés en clair ; isolation stricte des données entre agences au niveau de la base de données ; clés serveur jamais exposées dans l'application ; accès limité au strict nécessaire. Aucune mesure n'étant infaillible, nous vous recommandons un mot de passe robuste, propre à Flotway.

10. Cookies et technologies similaires. Nécessaires (sans consentement) : stockage local et cookies servant à maintenir votre connexion, à limiter les sessions simultanées, à retenir votre langue, votre choix concernant les cookies et vos préférences d'affichage. Mesure d'audience (avec consentement) : Google Analytics n'est chargé qu'après avoir cliqué sur « Accepter » ; il mesure la fréquentation de façon agrégée, sans aucun usage publicitaire, et ses données sont conservées 14 mois au plus. Vous pouvez changer d'avis à tout moment via le lien « Cookies » en bas de page. Localisation : nous déduisons de votre adresse IP votre pays, uniquement pour afficher les prix dans la bonne devise ; ce pays n'est pas conservé. L'application mobile n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de publicité.

11. Vos droits. Selon la loi qui s'applique à vous, vous pouvez : accéder à vos renseignements et en obtenir une copie, y compris dans un format technologique structuré et couramment utilisé ; les faire rectifier ; demander leur suppression ou la cessation de leur diffusion ; retirer votre consentement ; et, si le RGPD s'applique, demander la limitation du traitement ou vous y opposer. Plusieurs droits s'exercent directement dans l'application : modification du profil, export Excel et suppression du compte depuis les réglages. Pour toute autre demande, écrivez à assistance@flotway.com ; nous pourrons vérifier votre identité et nous vous répondrons gratuitement dans un délai de 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à la CNDP au Maroc ou à l'autorité de protection des données de votre pays dans l'Union européenne.

12. Incidents de confidentialité. Tout incident de confidentialité est consigné dans un registre et évalué sans délai. Lorsqu'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, ainsi que les autres autorités lorsque la loi l'exige. Lorsqu'il concerne les données des clients d'une agence, nous en informons l'agence sans délai indu.

13. Mineurs. Le Service est réservé aux professionnels majeurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des mineurs pour la création de comptes.

14. Modifications. Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date en haut de page indique la dernière version. Toute modification importante vous sera annoncée par courriel ou dans l'application, et vous pourrez être invité à accepter la nouvelle version lors de votre prochaine connexion.

15. Gouvernance de vos renseignements. Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l'application de cette politique. Seules les personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions accèdent aux renseignements, et elles sont tenues à la confidentialité. Avant tout nouveau projet ou toute nouvelle fonctionnalité qui implique des renseignements personnels, et avant toute communication à l'extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Les renseignements sont détruits ou anonymisés à l'expiration des durées indiquées à l'article 8. Les plaintes sont reçues à assistance@flotway.com, font l'objet d'un accusé de réception, puis d'une réponse écrite dans un délai de 30 jours. Les incidents de confidentialité sont consignés dans un registre. Ces règles sont revues au moins une fois par an.

16. Nous joindre. Responsable de la protection des renseignements personnels, Flotway : assistance@flotway.com (objet : « Confidentialité »).